Vorsicht: Abmahnfalle bei Geschäftsbriefen per E-Mail!
Seit Jahresbeginn 2007 müssen Geschäftsleute, die ihre Korrespondenz per E-Mail abwickeln, eine neue Rechtlage berücksichtigen.
Seit 01.01.2007 gelten neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe (eingeführt mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10.11.2006).
Seither müssen die Informationen, die Kaufleute bislang nur auf gedruckten Briefen unterbringen mussten (dort meist in der Fußzeile der ersten Seite), in allen Formen von Geschäftsbriefen auftauchen, also auch in E-Mails. Die Angaben müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein, so dass eine Übermittlung beispielsweise in einer angehängten elektronischen Visitenkarte nicht ausreichend ist.
Geregelt sind die neuen Anforderungen an Geschäftsbriefe in §§ 37a HGB, 80 Abs. 1 S. 1 AktG sowie 35a Abs. 1 Satz 1 GmbhG.
Ein Kaufmann muss gemäß § 37a HGB angeben:
- seine Firma
- die Bezeichnung der Firma gem. § 19 I 1 HGB (Rechtsformzusatz, z.B. e.K., OHG)
- den Ort seiner Handelsniederlassung,
- die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist und
- das Registergericht, an dem sie eingetragen ist.
Gesellschaften, die unter die Regelungen des GmbHG oder AktG fallen, müssen angeben ( § 35a Abs. 1 GmbHG, § 80 Abs. 1 S.1 AktG):
- Rechtsform und Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht, an dem die Firma eingetragen ist
- die Nummer, unter der die Firma dort eingetragen ist sowie
- alle Geschäftsführer und
- soweit ein Aufsichtsrat gebildet ist und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Zu beachten sind diese Vorschriften für den gesamten externen Geschäftsverkehr, also jegliche schriftliche Mitteilung nach außen, unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist, insbesondere Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.
Diese Schriftstücke müssen ab sofort also auch in ihrer elektronischen Form diese Pflichtangaben enthalten.
Ausnahmen gelten nur für solche Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung als ausgefüllte Formulare ausgetauscht werden. Nicht unter die Ausnahme fallen aber ausdrücklich Bestellscheine. Diese müssen immer die vollständigen Angaben enthalten!
Sind die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen oder -E-Mails nicht enthalten, drohen Zwangsgelder, bei einer GmbH etwa bis zu 5000 Euro.
Zusätzlich drohen teure Abmahnungen wegen unlauteren Wettbewerbs. Die Erfahrung zeigt, dass das Fehlen von Pflichtangaben gerne von Wettbewerbern/ Mitbewerbern als Vorwand für kostenintensive Abmahnungen herhalten muss.
Im Ergebnis müssen heute also selbst in Kurzmitteilungen sämtlichen Förmlichkeiten eingebunden werden.